在幾乎每一個(gè)業(yè)務(wù)復(fù)雜的大型呼叫中心里，新員工培訓(xùn)都是一件苦差事，這不僅因?yàn)橐寙T工去懂那些復(fù)雜的業(yè)務(wù)和賬務(wù)處理規(guī)則，還要訓(xùn)練她們各種服務(wù)技能。更讓人頭疼的是業(yè)務(wù)發(fā)展快的時(shí)候管理會議上所有人都還不斷地對你說：什么時(shí)候能夠上線？”必須培訓(xùn)好，這些人培訓(xùn)一完就要上線解決接聽問題！”好好培訓(xùn)，決不能給我增加投訴量！”

我們都知道，任何一個(gè)呼叫中心員工都有一個(gè)成熟期，希望通過上崗前的培訓(xùn)就把員工變得和老員工一模一樣，這樣的想法是不太現(xiàn)實(shí)的。那要怎樣做好新員工培訓(xùn)才能讓我們的質(zhì)量波動(dòng)小呢？完善的、成體系的、階梯式的新員工培訓(xùn)手法相當(dāng)重要。

什么是階梯式培訓(xùn)呢？階梯式培訓(xùn)的主要思想是化大目標(biāo)為小目標(biāo)，將員工最終應(yīng)該達(dá)到的狀態(tài)，分解成若干個(gè)遞增階段。每個(gè)階段培養(yǎng)目標(biāo)明確、考核明晰，規(guī)定有員工該階段應(yīng)達(dá)到的狀態(tài)，分階段地提升員工至成熟。其優(yōu)點(diǎn)是員工基本功扎實(shí)，上線適應(yīng)期短，成熟快。培訓(xùn)要求專門集中3—4周，所以對業(yè)務(wù)復(fù)雜度高、員工招聘量大的呼叫中心更為適用。

一、培訓(xùn)前的準(zhǔn)備工作

要想整個(gè)培訓(xùn)取得良好效果，前期的準(zhǔn)備至關(guān)重要。它決定了培訓(xùn)是若干課程的勉強(qiáng)集合還是有序的體系。除了物質(zhì)上的準(zhǔn)備外，以下一些準(zhǔn)備工作比較重要：

（一）確定培訓(xùn)模塊

明確新員工上線時(shí)需要掌握的技能模塊，并以此準(zhǔn)備培訓(xùn)內(nèi)容。一般說來，應(yīng)該包括以下一些：

1、行業(yè)、組織以及崗位縱覽

2、產(chǎn)品和服務(wù)

3、電腦和業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用

4、業(yè)務(wù)流程

5、員工職業(yè)化和客戶服務(wù)技能

6、規(guī)章制度和風(fēng)險(xiǎn)防控

7、應(yīng)急技能

（二）分析員工構(gòu)成

培訓(xùn)前很重要的一件事就是了解你的員工，系統(tǒng)地分析新員工的構(gòu)成。這包括新員工的年齡分布、學(xué)歷分布、從業(yè)經(jīng)歷、男女比例等，并據(jù)此調(diào)整培訓(xùn)策略、教材和課程松緊度，同時(shí)針對不同員工構(gòu)成，也可以有意識地進(jìn)行培訓(xùn)分組。

（三）選擇培訓(xùn)老師

使用較為固定的、專職的培訓(xùn)老師。這是因?yàn)槊總€(gè)人在對問題的看法中都存在或多或少的差異，不同的培訓(xùn)老師帶出來的員工，都會傳承并放大他們各自的差異。但呼叫中心的質(zhì)量要求卻是標(biāo)準(zhǔn)化的，盡量減少差異。以戴明的質(zhì)量管理理念來說，穩(wěn)定和統(tǒng)一的培訓(xùn)更能夠減少變異。

（四）編制課表，印制培訓(xùn)資料

對于業(yè)務(wù)較復(fù)雜的呼叫中心來說，在新員工能夠使用知識庫前，應(yīng)該有標(biāo)準(zhǔn)的、成系統(tǒng)的培訓(xùn)教材。對業(yè)務(wù)復(fù)雜的呼叫中心來說，通常教材可以按章節(jié)（而非按老師的PPT）印制成書。這樣可以方便在員工腦海中搭建知識體系，同時(shí)也要注意教材和知識庫的銜接，主體業(yè)務(wù)和相關(guān)業(yè)務(wù)的搭配。

印制培訓(xùn)期間的管理和考核制度；根據(jù)培訓(xùn)模塊，編制符合階梯式培訓(xùn)的詳細(xì)課程表，并在培訓(xùn)開始前發(fā)給每個(gè)新員工，還需要準(zhǔn)備好每個(gè)員工的培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)項(xiàng)目記錄、成績記錄、技能清單、出勤記錄、談話記錄等。

（五）課程評審

由管理人員、一線骨干、最近6個(gè)月入行的員工代表組織評審團(tuán)隊(duì)，對本次培訓(xùn)的課程安排、教材準(zhǔn)備進(jìn)行評審。評審團(tuán)可以指定部分課程節(jié)選讓培訓(xùn)師試講。

評審對培訓(xùn)的安排和準(zhǔn)備提出改進(jìn)意見。評審?fù)ㄟ^后，培訓(xùn)就可以正式實(shí)施了。

二、階梯式培訓(xùn)的實(shí)施

在階梯式培訓(xùn)中，我們?yōu)榱藛T工最終成為合格的座席，而將培訓(xùn)分為幾個(gè)階段，每個(gè)階段有各自明確的培養(yǎng)目標(biāo)。培訓(xùn)前確定的培訓(xùn)模塊，將根據(jù)每個(gè)階段的需要分解并嵌入到不同階段中。

（一）了解與溶入

首先我們必須要承認(rèn)，無論員工在面試的時(shí)候都說些什么，大多數(shù)人最初來呼叫中心只是為了謀個(gè)職業(yè)而非了解與喜愛。所以在培訓(xùn)的最初階段，應(yīng)該以讓員工盡快融入和認(rèn)同組織為目標(biāo)。不必要為了抓緊那一點(diǎn)時(shí)間在一開始就給員工講解密集的業(yè)務(wù)知識，這只是揠苗助長。

這個(gè)時(shí)候我們應(yīng)該花些時(shí)間對行業(yè)背景、企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)地位等方面進(jìn)行講解，使員工了解企業(yè)，了解自己的職業(yè)價(jià)值，激發(fā)其職業(yè)興趣和職業(yè)自豪感。同時(shí)開設(shè)員工職業(yè)化教育，使其化職業(yè)自豪感為動(dòng)力，主動(dòng)地成為組織需要的員工。

完成本階段的學(xué)習(xí)后，員工應(yīng)該知道呼叫中心員工的基本要求和職業(yè)素養(yǎng)，了解我們的組織并且渴望通過以后的學(xué)習(xí)去成為合格的一員。

（二）知識儲備和服務(wù)意識初步養(yǎng)成

經(jīng)過對員工心理準(zhǔn)備的教育后，就可以開始進(jìn)入業(yè)務(wù)知識的儲備階段了。

對于業(yè)務(wù)復(fù)雜的呼叫中心來說，這個(gè)階段的關(guān)鍵是給員工搭建業(yè)務(wù)框架，讓員工能夠系統(tǒng)地了解業(yè)務(wù)。課程重點(diǎn)就是有章節(jié)、成體系的講解業(yè)務(wù)知識。業(yè)務(wù)知識應(yīng)該包括呼叫中心的主體業(yè)務(wù)和客戶可能遇到的相關(guān)業(yè)務(wù)。在這個(gè)階段，還應(yīng)該有意識地穿插一些關(guān)于服務(wù)意識方面的教育和語言的培訓(xùn)。

通過本階段的學(xué)習(xí)，新員工應(yīng)該有很明晰的知識結(jié)構(gòu)，熟悉企業(yè)的服務(wù)范圍、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品功能及設(shè)置這些功能的原因。這時(shí)的員工算是個(gè)產(chǎn)品專家。

（三）系統(tǒng)操作訓(xùn)練及風(fēng)險(xiǎn)意識養(yǎng)成

在員工有了成體系的產(chǎn)品知識后，再跟進(jìn)系統(tǒng)操作，這樣有利于員工對業(yè)務(wù)操作的理解。太早進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)的話，即便員工能熟悉每項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程，也不能把它們很好的聯(lián)系起來，難以應(yīng)對客戶千差萬別的問題。

這個(gè)階段的培訓(xùn)對今后員工能不能滿足客戶的業(yè)務(wù)需要很重要。所以這個(gè)階段的培訓(xùn)任務(wù)也很重。一是要讓員工熟悉操作系統(tǒng)。二是通過系統(tǒng)，要對呼叫中心開展的業(yè)務(wù)，按標(biāo)準(zhǔn)流程一項(xiàng)一項(xiàng)地進(jìn)行演練并熟悉。三是要讓員工了解業(yè)務(wù)之間的關(guān)鍵性和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。四是通過系統(tǒng)演練鞏固業(yè)務(wù)知識。

在這個(gè)階段，風(fēng)險(xiǎn)意識教育也十分必要，配合系統(tǒng)講解，更容易讓員工養(yǎng)成規(guī)范操作的習(xí)慣。本階段可以穿插計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)和語言類的培訓(xùn)。

經(jīng)過本階段的學(xué)習(xí)，員工了解系統(tǒng)，知道自己能做哪些業(yè)務(wù)，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)怎么做，哪些是風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)需要特別注意。這時(shí)的員工應(yīng)該基本具備座席人員的業(yè)務(wù)技能基礎(chǔ)。

（四）綜合訓(xùn)練及提升

具備了基本業(yè)務(wù)技能基礎(chǔ)后，培訓(xùn)的關(guān)鍵就是如何讓技能與實(shí)際接聽電話走得更近。這個(gè)階段的培訓(xùn)目的就是升華基礎(chǔ)技能。

重點(diǎn)、難點(diǎn)業(yè)務(wù)專題，各業(yè)務(wù)的常見問題是這個(gè)階段的業(yè)務(wù)培訓(xùn)重點(diǎn)。服務(wù)規(guī)范、基本服務(wù)技巧是這個(gè)階段素質(zhì)培訓(xùn)重點(diǎn)。

在本階段的培訓(xùn)方式中，要大量使用現(xiàn)場去跟聽、案例分析和模擬訓(xùn)練。在案例選擇中，這個(gè)時(shí)期我既不建議采用很差的電話也不贊成采用專家座席十分靈活的電話，這樣會讓員工淡化標(biāo)準(zhǔn)意識。這個(gè)時(shí)候應(yīng)該更多的是標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)電話和常見業(yè)務(wù)電話。通常我們會采用錄制好的模版電話與實(shí)際生產(chǎn)中的電話相結(jié)合。在模擬訓(xùn)練中，培訓(xùn)師應(yīng)該盡量多地扮演不同性格的客戶，并特別對員工不自信的地方進(jìn)行訓(xùn)練。

此外，這個(gè)階段也是服務(wù)意識和風(fēng)險(xiǎn)意識的提升和強(qiáng)化階段，與專業(yè)案例相結(jié)合的意識教育貫穿始終。

本階段結(jié)束后，員工應(yīng)已基本能夠應(yīng)對日常的電話業(yè)務(wù)和客戶的各類需求。接下來的，就是怎樣讓員工平穩(wěn)上線了。

（五）初次上線前的過渡

如同無論多優(yōu)秀的跳水員在入水時(shí)都會激起浪花一樣，培訓(xùn)得再好的員工，在初次上線時(shí)都會有些許波動(dòng)。如何盡量減少波動(dòng)，平穩(wěn)地讓新員工實(shí)現(xiàn)從學(xué)員到座席過渡，是保持呼叫中心整體服務(wù)穩(wěn)定很重要的工作。

這個(gè)階段首先是要克服員工初次上線的恐懼心理。一是可以讓部分老員工來談一下，給予新員工心理支撐。二是可以讓將要接聽呼入電話的員工這個(gè)階段嘗試著外撥一些特定的電話，消除與客戶溝通的恐懼。

此外，這個(gè)階段應(yīng)有員工上線前的實(shí)用手冊講解。實(shí)用手冊應(yīng)該至少包括以下內(nèi)容：

1、如何面對投訴。

2、遇到知識庫中沒有的問題的處理方案。

3、尋求支持的方法。

4、需要應(yīng)急匯報(bào)的事項(xiàng)和匯報(bào)方法。

5、心理調(diào)節(jié)方法。

6、近期熱門問題提示。

做完這些工作，培訓(xùn)要做的就是鼓勵(lì)員工并陪伴他們走向崗位去接聽電話了。

如果不是特別需要人，初次上線不必全部新員工一起上，而應(yīng)根據(jù)員工的能力分批上線。當(dāng)然，從中心角度看，這個(gè)期間還需要的就是監(jiān)聽的大量跟上和投訴風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對準(zhǔn)備。

（六）偏差矯正，良好服務(wù)的養(yǎng)成

即便系出同門，造詣也各有不同。初次上線并非新員工培訓(xùn)的結(jié)束。這個(gè)時(shí)候正是員工以自己的理解將知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的時(shí)候。所以這個(gè)階段是員工今后習(xí)慣養(yǎng)成最關(guān)鍵的時(shí)候。

本階段，培訓(xùn)師不僅要現(xiàn)場跟進(jìn)，觀察員工的操作習(xí)慣，還要與監(jiān)聽密切配合，發(fā)現(xiàn)新員工的主要差錯(cuò)和業(yè)務(wù)弱項(xiàng)。在跟進(jìn)一小段時(shí)間后，就可以讓新員工分批下線進(jìn)行第一次回爐培訓(xùn)了。

第一次回爐培訓(xùn)的主要目的是矯正員工的主要錯(cuò)誤，使大家盡量保持一致，并養(yǎng)成良好的服務(wù)習(xí)慣。可以包括以下一些內(nèi)容：

1、引導(dǎo)員工對用到的業(yè)務(wù)知識和技能進(jìn)行回顧。

2、對易錯(cuò)問題、風(fēng)險(xiǎn)類問題、熱難點(diǎn)問題進(jìn)行再培訓(xùn)。

3、對服務(wù)禮儀問題及對不良操作習(xí)慣進(jìn)行矯正。

4、上線后的感觸交流。

這次培訓(xùn)既要選擇大家易犯錯(cuò)誤的錄音，也要選擇新員工中優(yōu)秀的錄音。

（七）業(yè)務(wù)提升，告別菜鳥

當(dāng)員工參加完回爐培訓(xùn)第二次上線后，服務(wù)感受、業(yè)務(wù)熟練度都會有較大提升。這時(shí)要關(guān)注的除了業(yè)務(wù)本身以外，就是服務(wù)技能的進(jìn)一步提升。第二次上線一段時(shí)間后，就可以進(jìn)行第二次回爐培訓(xùn)了。這次培訓(xùn)就應(yīng)該向我們新員工培訓(xùn)的最終目標(biāo)——服務(wù)專家邁進(jìn)了。

這個(gè)時(shí)候的培訓(xùn)主要在有效溝通上和縮短通話時(shí)長上，包括電話客戶關(guān)系維護(hù)、提供更多的解決方案、精簡不必要的語言、有效安撫、常用法律常識、語音語調(diào)等等。這個(gè)階段需要大量的優(yōu)秀錄音范本講評。

經(jīng)過這七個(gè)階段后，新員工的培訓(xùn)任務(wù)才基本上結(jié)束。這時(shí)的新員工應(yīng)該是能夠從容應(yīng)對客戶了，客戶滿意度有明顯提高。

此后要做的就是差別輔導(dǎo)和把她們納入在職員工的培訓(xùn)體系中了。

三、培訓(xùn)考核

新員工階梯式培訓(xùn)的考核，既對新員工的考核，也是對培訓(xùn)師的一種考核。

（一）新員工的考核

對新員工個(gè)人的考核，應(yīng)該與階段同步。可以采用考試、考查、綜合和實(shí)踐相結(jié)合等方式進(jìn)行。對于業(yè)務(wù)知識、規(guī)章制度部分重點(diǎn)采用考試進(jìn)行；對服務(wù)意識、風(fēng)險(xiǎn)意識和職業(yè)素養(yǎng)部分重點(diǎn)采用培訓(xùn)主管談話、員工行為觀察來完成；對業(yè)務(wù)辦理準(zhǔn)確度、系統(tǒng)應(yīng)用能力等部分在模擬環(huán)境下進(jìn)行綜合測評；上線期間以監(jiān)聽為考核依據(jù)。此外還應(yīng)該有考勤和紀(jì)律考核。

每階段新員工的考核中反映出的普遍問題，要作為及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)進(jìn)度和內(nèi)容的依據(jù)，對員工的個(gè)人問題，要作單獨(dú)輔導(dǎo)甚至讓員工停級”。

（二）對培訓(xùn)師的考核

對培訓(xùn)師的考核，主要通過新員工整體培訓(xùn)成績、同一問題錯(cuò)誤比例、上崗初期的監(jiān)聽情況以及新員工的培訓(xùn)反饋表體現(xiàn)。在新員工整體培訓(xùn)成績和監(jiān)聽中，要細(xì)分出現(xiàn)的問題是個(gè)別員工的原因還是多個(gè)員工的普遍問題。后者是考核培訓(xùn)師的重要依據(jù)。

（三）出具技能認(rèn)證清單

新員工培訓(xùn)結(jié)束時(shí)，培訓(xùn)部門應(yīng)該出具新員工的技能認(rèn)證清單，清單應(yīng)該按照培訓(xùn)項(xiàng)目，以表格形式詳細(xì)羅列已訓(xùn)練的各項(xiàng)技能，并根據(jù)員工考核情況，對該員工的每項(xiàng)技能進(jìn)行評定。

清單設(shè)定必通過項(xiàng)和必通過的分?jǐn)?shù)，作為員工最后是否合格的依據(jù)。清單的各項(xiàng)也作為上線后觀察和培養(yǎng)員工發(fā)展的重要參考。

四、培訓(xùn)總結(jié)

整個(gè)培訓(xùn)的最后，也是最容易讓大家忽略的就是培訓(xùn)總結(jié)。培訓(xùn)總結(jié)應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容：

1、整個(gè)培訓(xùn)從開始準(zhǔn)備到結(jié)束的物質(zhì)材料使用和消耗。

2、培訓(xùn)的課程和培訓(xùn)的過程。

3、培訓(xùn)期間發(fā)生的主要事件。

4、反饋出的培訓(xùn)效果。

5、培訓(xùn)評估和可改進(jìn)的地方。

……

因?yàn)楹艚兄行牡男聠T工培訓(xùn)是常態(tài)化的，所以總結(jié)不僅是對工作的記錄和思考，也是下一次培訓(xùn)的重要參考。雖然它對這批新員工本身不再有任何影響，但其留下的經(jīng)驗(yàn)卻是呼叫中心寶貴的財(cái)富。

作者單位為工行信用卡電話服務(wù)中心成都分中心。