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呼叫中心是否需要設立話術設計管理崗?

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呼叫中心有很多崗位,有一線客服代表,有班長,有排班,有質檢,有流程設計,有現場管理,有數據分析,但我發現,呼叫中心其實最需要的一個崗位,卻是大家普遍不重視的,就是話術設計管理崗。

我其實根本不確定我這個崗位的名稱寫的對不對,因為絕大多數呼叫中心只有一個類似的崗位,叫做F&Q,就是常見問題匯編,但F&Q只是常見問題匯編,只是寫了一個F,就是客戶問的問題,然后再寫出一個Q,就是我們對這個問題的答案,只是一問一答的F&Q,跟話術相差是非常遠的。

F&Q寫的是業務知識的正確答案,但話術更重視的是業務知識之外的應答套路。

我舉個例子,例如手機客戶說他手機話費太貴,然后F&Q里面會說請核實客戶消費明細,還列出了話費計算的詳細辦法,讓客服代表可以準確的說明我們公司話費計算沒有錯誤,從業務知識的角度這完全沒有錯,但這樣的回答卻沒辦法迅速的安撫客戶情緒,解決客戶真正的問題,因為客戶還是覺得貴。

再舉個例子,信用卡客戶說要預借現金,詢問利息計算方法,F&Q里面會詳細列出計算利息的方法,但客服代表如果只是把F&Q里面寫的那些利息計算公式念給客戶聽,保證客戶滿意度是很低的。

再舉個例子,電信公司客戶來電詢問有沒有優惠的寬帶套餐,F&Q里面寫的就是各種套餐的優惠方案,但只要客服代表一說,我們公司的寬帶有1兆、2兆、3兆、4兆,請問先生要哪一種,這個孩子就死定了,因為客戶的標準回答往往是:我每一種都想了解一下,可愛的孩子很盡心盡力的把每一種都介紹了一下,但客戶往往面臨太多的選擇,就猶豫起來,反而沒法做出決定。

我最近一直在研究一次解決率的問題,藉由幾個開始大規模測量一次解決率的呼叫中心的實際經驗,我發現很多一次未解決的電話,就是我們沒有抓住客戶真正的心理需求,沒有抓住客戶真正想要的答案,只是被動的從表面上回答,只知道照著F&Q上面寫的來念,完全沒有引導客戶的能力。

F&Q寫的是業務知識的正確答案,但一線客服孩子們需要的,除了正確的業務知識,更需要關于這個問題的應答套路。

關于上面這幾個問題,其實只要在這些行業工作一段時間的老資格客服代表,我驚訝的發現,絕大部分都知道答案是什么,也就是雖然公司沒明文規定,但確有標準答案的。

這就是讓我最驚駭的地方。

公司沒有明文規定,但孩子們自己會總結出標準的應答套路,這說明了什么?

資格老的孩子們從自己的經驗中知道,客戶來電說手機話費太高,最好的方法不是一直糾纏在到底話費高還是低,而是介紹一個新的套餐,讓客戶『將來』不會再遇上話費高的問題,因為資格老的孩子們知道,就算當下把客戶的話費高問題解決了,但將來還是會發生,把客戶的注意力移轉到『預防』這問題再度發生,才是最好的處理辦法。

資格老的孩子們從自己的經驗中知道,客戶來電想要預借現金,希望知道利息計算的方法,你不能只說利息一天是萬分之一,必須要用舉例法,跟客戶說,假設你借了一千元,下個月還款,每天的利息會是多少。

更重要的是,要跟客戶同時說明,第一次還款日是哪一天,因為借錢的人最在意的是要給多少利息,還有第一次要什么時候開始還。

雖然客戶只問了利息要怎么算,但資格老的孩子知道一次解決率的重要,知道如果不把第一次還款日主動幫客戶講出來,等到客戶想到了,保證沒多久又接到客戶來電詢問這個問題。

廣東移動做過一個研究,他們發現影響客戶滿意度的因素當中,有一個非常關鍵的,這個因素就叫做主動服務意識。

客戶一問,然后你一答,在一問,在一答,完全沒辦法想在客戶前面,客戶很累,你更累。

電信公司資格老的孩子們從自己的經驗中知道,如果客戶來電詢問寬帶套餐優惠,不能把自己的產品像是展覽一樣,全部列出來讓客戶選,而是要直接問客戶說,請問你寬帶的用途是什么,然后從客戶的答案中推薦一款寬帶套餐,引導客戶的需求。

資格老的孩子們知道,要賺到更多的錢,必須要有套路,有了套路,客戶給的滿意度分數會比較高,然后這通電話也會比較短。

資格老的孩子們心中的這些套路,我很少看到有呼叫中心有組織、有計劃的收集,FQ當中寫的是業務知識的回答方法,知識庫更像是一本中國電信的電話簿,寫的全部是繁雜的業務知識,新的員工用的不多,老的員工更是基本不用。

客戶來電全部都是帶著問題來的,很少會有客戶來電說,請問小姑娘,你有什么問題要問我的嗎(呵呵,當然除了深夜的騷擾電話除外),既然客戶都是帶著問題來的,我覺得呼叫中心管理基本上就是問題管理,以往大家更重視的是人員管理,因為人員就在你眼前,不管不行,但我覺得呼叫中心更重要的應該是問題管理,因為問題沒有管理好,只是仰賴人員自身的能力來引導客戶的問題,呼叫中心的能力只是個人能力,而不是組織能力。

管理者的工作,應該是傳遞能力,但如果組織缺乏能力,完全仰賴個人能力,那管理者傳遞的就不是能力了,而只是壓力了。

呼叫中心有一個纏繞大家已久的重大難題,就是呼叫中心的管理面臨一個沖突的難題,服務質量和產量是沖突的,想要提升質量,產量就會受到影響,想要孩子們接更多的電話,那產量就會受到影響。

如何在質量和產量中間尋求一個平衡點,是我到各處上課時,被問到最多的問題。

但我今年確有一個很深的體會,其實呼叫中心質量和產量彼此是完全不沖突的,我看到大量的孩子們服務質量又好(客戶滿意度很高),產量也高(每天電話接的也多),這些孩子把我心中的疑惑完全打開了。

其實這些孩子的最大特征,就是做了很好的問題管理,有應答套路,知道客戶問這個問題,應該要怎么回答會讓客戶最滿意,而且又不會講的太長。

這些我稱為標兵的孩子們,心中有方法。

從這個領悟中,讓我下了一個結論,呼叫中心最重要的就是方法管理,有了方法,質量會提高,產量也會提高。

而孩子們有沒有方法要如何測量呢?我發現一個非常有效的指標能夠衡量,就是平均通話時長。

我從我手中大量的數據中發現,平均通話時長短的孩子們,只要是很穩定的短,幾乎滿意度都是很高的,這跟一般傳統觀念差別很大,但也很好解釋,因為她每通電話幾乎都很短,如果是采用犧牲質量的作法來刻意壓短通話時長,因為作得很頻繁,早就被客戶投訴,早就被質檢人員扣分扣光了。

呼叫中心一直在談的是指標間的平衡,一直認為質量和產量指標是彼此沖突的,但我發現有一個指標是可以同時觀察質量和產量的,如果呼叫中心的指標我只能選一個,我連客戶滿意度都不一定選,我會選平均通話時長。

因為如果只選客戶滿意度,那產量就顧不上了,而平均通話時長如果管的好,不只電話能接的多,客戶滿意度也會提高。

原因很簡單,因為有方法的孩子們平均通話時長是短的。

呼叫中心管理需要做問題管理,回到我一開始的主題,這個做問題管理的崗位就是話術管理崗。

而這些這些套路其實就存在你們自己呼叫中心里面,就存在這些資格老的孩子身上,這些客戶滿意度高,平均通話時長又短的孩子身上,他們每天在跟客戶搏殺,每天的物競天擇的淘汰之后,有一群孩子活下來了,他們身上有著套路,這些套路就是她活下來的原因。

這個崗位必須把呼叫中心常見的五種問題加以收集,就是:客戶不滿、質檢扣分、一次未解決、通話過長、現場支撐,這五種問題加以匯總,把常見問題的套路給找出來,利用平均通話時長來檢驗套路是否存在,反復試驗話術設計的好壞。




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